HARVARD CLUB OF FINLAND RY:N SÄÄNNÖT
1. Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Harvard Club of Finland ry ja kotipaikka Helsinki.
2. Tarkoitus ja toimintamuodot
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää suomalaisten opiskelua Harvardin yliopiston eri tiedekunnissa ja kouluissa sekä edistää Suomessa asuvien Harvardin yliopistossa opiskelleiden, tutkijoina olleiden ja opettaneiden keskinäistä kanssakäymistä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys harjoittaa tiedotustoimintaa sekä järjestää yhteisiä tilaisuuksia. Yhdistys kerää varoja stipendien myöntämiseksi järjestämällä maksullisia koulutus- ym. tilaisuuksia sekä kerää suoria lahjoituksia yksityisiltä henkilöiltä ja yrityksiltä Suomen Kulttuurirahaston yhteyteen perustettavaan Harvard Club of Finland – rahastoon.
3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voivat liittyä Harvardin yliopistossa vähintään kaksi kuukautta kestäneen opintojakson suorittaneet tai vähintään lukuvuoden Harvardin yliopiston kirjoilla opiskelleet, siellä tutkimustyötä tehneet tai opettaneet Suomessa asuvat yksityiset henkilöt tai muut hallituksen hyväksymät henkilöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
4. Jäsenmaksu
Jäseniltä peritään vuotuinen jäsenmaksu, jonka suuruudesta päättää vuosikokous.
5. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja sekä vähintään kaksi (2) ja enintään seitsemän (7) varsinaista jäsentä.
Hallituksen jäsenten toimikausi on vuosikokousten välinen aika.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä tarvittaessa sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään 2 hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai kaksi hallituksen varsinaista jäsentä yhdessä.
7. Tilintarkastajat
Yhdistyksellä on vuosikokouksen valitsemat yksi varsinainen tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.
9. Kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kuukautta ja viimeistään seitsemän (7) päivää ennen kokousta lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle.
10. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun loppua.
Ylimääräinen kokous pidetään,kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä 30 päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen päätökseksi tulee, ellei näissä säännöissä toisin määrätä,
1. se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä;
2. äänten mennessä tasan se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa;
3. sääntöjen muuttamista, yhdistyksen purkamista tai yhdistyksen omaisuuden pääosan luovuttamista koskevassa asiassa (lukuun ottamatta apurahan / stipendin myöntämispäätöstä) se mielipide, jota on kannattanut vähintään kolme neljäsosaa äänestyksessä annetuista äänistä.
11. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus;
2. valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka tarvittaessa toimivat äänten laskijoina;
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
4. esitetään tilinpäätös, hallituksen vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto;
5. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille;
6. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus;
7. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet;
8. valitaan yksi varsinainen ja yksi varatilintarkastaja;
9. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksessa käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Yhdistyksen purkautuminen
Yhdistyksen purkautuessa tai jos se lakkautetaan yhdistyksen kokous määrää tavan, jolla varat käytetään yhdistyksen toimintaan läheisesti liittyvän tarkoituksen edistämiseen.